In de reguliere planning & control cyclus starten wij met een kadernota. Deze heeft een richtinggevend karakter en vormt het moment in de P&C cyclus om voorstellen voor nieuw beleid integraal af te wegen. Hiermee leggen we de basis voor de meerjarenbegroting. In het jaar van uitvoering informeren wij u door middel van twee voortgangsrapportages over de voortgang van de uitvoering, zowel op beleidsmatig als financieel gebied. Als afsluiting verantwoorden wij het uitvoeringsjaar in de jaarstukken.
In 2022 hebben we als vervanger van de kadernota een kaderbrief opgesteld, gelet op het beleidsarme karakter in de periode van de formatie van het nieuwe college van B&W. De nieuwe beleidsambities zijn in de zomer van 2022 vertaald in een collegeprogramma, waarin we de hoofdlijnen uit het coalitieakkoord “Het moet anders en het gaat anders, samen!" vertaalden naar concrete ambities, doelstellingen en resultaten. Het collegeprogramma vormt het werkprogramma waarmee wij de komende jaren onze bestuurlijke ambities in goede samenwerking met de gemeenteraad en de samenleving willen waarmaken. Rechtmatigheid
Vanaf het verslagjaar 2023 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording. De hoofdlijn van de wijziging is dat het college in de jaarrekening verantwoording aflegt of zij rechtmatig heeft gehandeld. Daarnaast zal er in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting moeten worden opgenomen op de rechtmatigheidsverantwoording. Deze moet inzicht geven in de kwaliteit en beheersing van processen die tot de verantwoording hebben geleid. Fouten of onduidelijkheden kunnen hier verder worden toegelicht. De wijze van rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering is onderdeel van de aanpassing in de verordeningen die volgen als de nieuwe wetgeving is vastgesteld. De minimale vereisten die aan de rapportage in de paragraaf bedrijfsvoering worden gesteld zijn op dit moment nog niet bekend.
In 2022 zijn wij bezig geweest met het verbeteren van de control functie. De kwaliteitsmedewerkers zijn op basis van het “lines” model onafhankelijk (2de lijn) gepositioneerd en voeren (kwaliteits)controles uit. Daarnaast is de controleapplicatie ingericht, is het systeem van controle en verantwoording gewijzigd en zijn voorbereidingen gestart voor de verschillende verordeningen. Wet Open Overheid
De Wet Open overheid (Woo) schrijft voor dat de gemeente in de begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens voor de uitvoering van deze wet. In de jaarlijkse verantwoording doen we verslag van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Hiermee wordt beoogd een impuls te geven aan de actieve openbaarheid. De openbaarheidsparagraaf dient in de begroting en jaarrekening te worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf. Echter het BBV is hier nog niet op aangepast. Verslag uitvoering Woo
De Woo vraagt van ons om 1) onze informatiehuishouding op orde te brengen en 2) steeds meer documenten online te publiceren. Hierdoor kunnen onder andere inwoners en media steeds beter de besluitvorming van de overheid volgen. Om hier naartoe te werken hebben we in 2022 een adviseur Woo aangesteld en met een werkteam geïnventariseerd wat we moeten doen om aan de Wet te voldoen. Er is een plan van aanpak opgesteld en het ambitieniveau voor uitvoering is vastgesteld op niveau ‘basis’. Waar mogelijk doen we meer. 1) Informatiehuishouding op orde brengen
We hebben in het verslagjaar software aangeschaft om onze informatiehuishouding in kaart te brengen. Vervolgens zijn we gestart met het inventariseren van de vele honderden werkprocessen van gemeente Zevenaar. We hebben nu een beter beeld vanuit welke werkprocessen we documenten moeten gaan publiceren. 2) Steeds meer documenten online publiceren
De gemeente Zevenaar publiceert al veel documenten op www.zevenaar.nl, zoals raadsstukken, de besluitenlijst van ons college en de afgehandelde Woo-verzoeken.
Bij het online publiceren van documenten is het belangrijk dat ze goed geanonimiseerd zijn. Het anonimiseren werd nog handmatig gedaan. We hebben anonimiseringssoftware ingekocht om medewerkers te ondersteunen waarmee het anonimiseren sneller en uniformer verloopt. De software wordt in 2023 in gebruik genomen. | 